Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas de España están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores. Lo estableció el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Siete años después sigue habiendo dudas: qué hay que registrar, si vale el papel, qué pasa con el teletrabajo y qué cambia con el registro digital que prepara el Gobierno.
Qué exige la ley
- Registrar cada día la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona.
- Vale para todas las empresas, tengan los trabajadores que tengan, y para todos los contratos.
- Guardar los registros cuatro años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- La forma de registrarlo se fija por convenio, acuerdo o, en su defecto, por decisión de la empresa, tras consultar a los representantes.
En los contratos a tiempo parcial, además, las horas de cada día se totalizan cada mes y se entrega al trabajador un resumen junto a la nómina (art. 12.4.c del Estatuto).
¿Vale una hoja de papel o un Excel?
La ley no impone un sistema concreto, pero el registro tiene que ser fiable y no poder alterarse sin dejar rastro. Una hoja que se rellena a final de mes, o un Excel que cualquiera puede retocar, es difícil de defender ante la Inspección. Por eso la mayoría de empresas ha pasado a una aplicación de fichaje.
| Papel o Excel | Aplicación de fichaje | |
|---|---|---|
| Que no se pueda retocar | Difícil de demostrar | Cada fichaje queda sellado y las correcciones dejan rastro |
| Teletrabajo y desplazamientos | Complicado | Se ficha desde el móvil |
| Horas extra | A mano | Se calculan solas |
| Inspección de Trabajo | Buscar cuatro años de hojas | Un informe o un enlace de consulta |
Teletrabajo, horas extra y jornada flexible
El registro también se aplica a quien teletrabaja (la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo recoge expresamente) y a quien tiene jornada flexible: lo que se registra son las horas reales de inicio y fin. Las horas extraordinarias tienen además su propio registro y su tope de 80 al año (art. 35 del Estatuto).
Qué pasa si no se registra
No llevar el registro es una infracción grave de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que la Inspección de Trabajo puede sancionar con multa. La cuantía depende de la gravedad y de las circunstancias de cada caso. Además, sin registro la empresa tiene difícil demostrar qué horas se trabajaron si un trabajador reclama horas extra.
El registro digital: lo que prepara el Gobierno
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto para que el registro sea digital, no se pueda manipular y la Inspección pueda consultarlo a distancia. A 25 de octubre de 2026 todavía no se ha publicado en el BOE, así que hoy sigue valiendo cualquier sistema fiable. Si ya usas una aplicación que sella los fichajes y permite el acceso de la Inspección, el cambio te pillará hecho. Actualizaremos este artículo cuando se publique.
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